Einleitung- ը
Ժամանակակից արագընթաց բիզնես աշխարհում ընկերություններին մարտահրավեր է նետվում առավելագույնի հասցնել իրենց արդյունավետությունը՝ միաժամանակ նվազագույնի հասցնելով ծախսերը: Մեկ լուծում, որն ավելի ու ավելի հաջող է ապացուցել, վիրտուալ քարտուղարի օգտագործումն է: Այս նորարարական ծառայությունը ընկերություններին հնարավորություն է տալիս ադմինիստրատիվ առաջադրանքների աութսորսինգ իրականացնել և կենտրոնանալ իրենց հիմնական բիզնեսի վրա:
Վիրտուալ քարտուղարներն առաջարկում են մի շարք ծառայություններ, ներառյալ ժամանակացույցը, հաճախորդների հաղորդակցությունը և գրասենյակի ընդհանուր կազմակերպումը: Աշխատելով այս մասնագետներին՝ ընկերությունները կարող են ոչ միայն ժամանակ խնայել, այլև բարձրացնել իրենց արտադրողականությունը։ Սա հատկապես կարևոր է այնպիսի միջավայրում, որտեղ ռեսուրսները հաճախ սահմանափակ են, և յուրաքանչյուր աշխատակից պետք է գործի իր ողջ ներուժը:
Այս հոդվածում մենք կուսումնասիրենք վիրտուալ քարտուղարի առավելությունները և ցույց կտանք, թե ինչպես այս աջակցությունը կարող է օգնել ձեզ կենտրոնանալ ամենակարևորի վրա՝ ձեր հիմնական բիզնեսի վրա: Եկեք միասին ուսումնասիրենք, թե ինչպես կարող է վիրտուալ քարտուղարը հեղափոխել ձեր աշխատանքի ձևը:
Ի՞նչ է վիրտուալ քարտուղարը:
Վիրտուալ քարտուղարը մասնագիտական աջակցություն է, որը հեռակա կարգով ստանձնում է վարչական և կազմակերպչական խնդիրները: Աջակցության այս ձևը ժողովրդականություն է ձեռք բերել վերջին տարիներին, քանի որ ավելի ու ավելի շատ ընկերություններ և ինքնազբաղված մարդիկ գիտակցում են թվային համագործակցության առավելությունները: Վիրտուալ քարտուղարները սովորաբար աշխատում են անկախ հիմունքներով և իրենց ծառայություններն առաջարկում են ինտերնետի միջոցով:
Վիրտուալ քարտուղարի հիմնական առավելությունը նրա ճկունությունն է։ Նրանք կարող են աշխատանքի ընդունվել ըստ անհրաժեշտության՝ լինի մեկանգամյա ծրագրի, թե երկարաժամկետ աջակցության համար: Սա թույլ է տալիս ընկերություններին խնայել ծախսերը, քանի որ նրանք պարտավոր չեն վճարել ֆիքսված աշխատավարձեր կամ նպաստներ: Փոխարենը, դուք վարձատրվում եք միայն այն աշխատանքի համար, որը դուք իրականում անում եք:
Վիրտուալ քարտուղարները կատարում են մի շարք առաջադրանքներ, այդ թվում՝ պլանավորում, էլփոստի կառավարում, հաճախորդների հաղորդակցություն և հաշվապահություն: Նրանք հաճախ ծանոթ են ժամանակակից տեխնոլոգիաներին և արդյունավետությունը բարձրացնելու համար օգտագործում են տարբեր ծրագրային լուծումներ։ Սա նշանակում է, որ նրանք կարող են ոչ միայն կատարել ադմինիստրատիվ առաջադրանքներ, այլև տրամադրել ռազմավարական աջակցություն։
Մեկ այլ կարևոր կետ է ժամանակի խնայողությունը: Ձեռնարկատերերը կարող են կենտրոնանալ իրենց հիմնական բիզնեսի վրա՝ միաժամանակ ապահովելով, որ բոլոր վարչական խնդիրները լուծվեն պրոֆեսիոնալ կերպով: Վիրտուալ քարտուղարի հետ աշխատելը կարող է ոչ միայն բարձրացնել արտադրողականությունը, այլև բարելավել աշխատանքային-կյանքի հավասարակշռությունը:
Ընդհանուր առմամբ, վիրտուալ քարտուղարը արժեքավոր լուծում է առաջարկում շատ ընկերությունների և ֆրիլանսերների համար, ովքեր ցանկանում են բարձրացնել իրենց արդյունավետությունը՝ առանց լրացուցիչ գրասենյակային տարածք կամ անձնակազմ վարձելու:
Վիրտուալ քարտուղարի առավելությունները ձեր հիմնական բիզնեսի համար
Վիրտուալ քարտուղարի ինտեգրումը ձեր բիզնեսին կարող է բերել բազմաթիվ առավելություններ, որոնք թույլ են տալիս կենտրոնանալ ձեր հիմնական բիզնեսի վրա: Ամենամեծ առավելություններից մեկը ծախսերի խնայողությունն է։ Մշտական քարտուղարի համեմատ, վիրտուալ քարտուղարը վերացնում է բազմաթիվ լրացուցիչ ծախսեր, ինչպիսիք են սոցիալական ապահովության վճարները, արձակուրդային օրերը և հիվանդության արձակուրդի ծածկույթը: Դուք վճարում եք միայն իրականում կատարված ժամերի կամ առաջադրանքների համար, ինչը ճկուն և տնտեսական լուծում է:
Մեկ այլ կարևոր առավելություն ճկունությունն ու մասշտաբայնությունն է: Վիրտուալ քարտուղարները կարող են աշխատանքի ընդունվել ըստ անհրաժեշտության՝ լինի դա կարճաժամկետ ծրագրի, թե երկարաժամկետ աջակցության համար: Այս հարմարվողականությունը ընկերություններին հնարավորություն է տալիս ավելի արդյունավետ կառավարել իրենց ռեսուրսները և արագ արձագանքել բիզնես միջավայրի փոփոխություններին:
Վիրտուալ քարտուղարները նույնպես օգնում են բարձրացնել արդյունավետությունը: Աութսորսինգ անելով ադմինիստրատիվ առաջադրանքներ, ինչպիսիք են պլանավորումը, էլփոստի կառավարումը կամ հաճախորդների հետ հաղորդակցությունը, դուք արժեքավոր ժամանակ եք ստանում, որը կարող եք ներդնել ռազմավարական որոշումների և հիմնական գործունեության մեջ: Սա ոչ միայն հանգեցնում է ավելի լավ արտադրողականության, այլև հաճախորդների ավելի մեծ գոհունակության:
Մյուս ասպեկտը մասնագիտացման հնարավորությունն է: Շատ վիրտուալ քարտուղարներ բերում են հատուկ փորձ, լինի դա հաշվապահության, մարքեթինգի կամ նախագծերի կառավարման ոլորտում: Սա թույլ է տալիս ընկերություններին օգտվել հմտությունների ավելի լայն շրջանակից՝ առանց համապարփակ հավաքագրման գործընթացի դժվարությունների:
Ամփոփելով, վիրտուալ քարտուղարը ոչ միայն ծախսարդյունավետ է, այլև առաջարկում է ճկունություն և բարձրացնում ձեր արդյունավետությունը: Աութսորսինգ անելով ադմինիստրատիվ առաջադրանքները, դուք կարող եք կենտրոնանալ այն ամենի վրա, ինչն ամենակարևորն է՝ զարգացնել ձեր հիմնական բիզնեսը և հաջողությամբ գործել շուկայում:
Ծախսերի խնայողություն վիրտուալ քարտուղարի միջոցով
Վիրտուալ քարտուղարի օգտագործումը ընկերություններին առաջարկում է ծախսերի զգալի խնայողություններ, որոնք կարող են դրական ազդեցություն ունենալ ընդհանուր հաշվեկշռի վրա: Ի տարբերություն մշտական քարտուղարի, վիրտուալ քարտուղարի աշխատանքի ընդունումը վերացնում է բազմաթիվ լրացուցիչ ծախսեր: Սա ներառում է ոչ միայն աշխատավարձի և սոցիալական ապահովության վճարները, այլև գրասենյակային սարքավորումների, ծրագրային ապահովման լիցենզիաների և այլ գործառնական ծախսեր:
Մեկ այլ ֆինանսական առավելություն այն ճկունությունն է, որն առաջարկում է վիրտուալ քարտուղարը: Ընկերությունները կարող են օգտվել իրենց ծառայություններից ըստ անհրաժեշտության՝ առանց երկարաժամկետ պարտավորություններ ստանձնելու: Սա փոքր և միջին բիզնեսին հնարավորություն է տալիս ավելի արդյունավետ օգտագործել իրենց ռեսուրսները և վճարել միայն իրենց իրականում անհրաժեշտ ժամերի համար:
Բացի այդ, վիրտուալ քարտուղարին ադմինիստրատիվ առաջադրանքների աութսորսինգը կարող է ազատել արժեքավոր ներքին ռեսուրսներ: Աշխատակիցները կարող են կենտրոնանալ իրենց հիմնական բիզնեսի վրա և ավելի արդյունավետ օգտագործել իրենց ժամանակը, ինչը, ի վերջո, կբերի ավելի բարձր արտադրողականության: Վիրտուալ քարտուղարի մեջ ներդրումներ կատարելը կարող է ոչ միայն խնայել ծախսերը, այլև ավելացնել եկամուտը:
Ընդհանուր առմամբ, պարզ է, որ վիրտուալ քարտուղարի աշխատանքի ընդունելու որոշումը ոչ միայն տնտեսական իմաստ ունի, այլ նաև ռազմավարական առավելություններ է բերում: Տարբեր ոլորտների խնայողությունները թույլ են տալիս ընկերություններին աշխատել ավելի ճկուն և միևնույն ժամանակ բարձրացնել դրանց արդյունավետությունը:
Ճկունություն և ընդլայնելիություն վիրտուալ քարտուղարի հետ
Վիրտուալ քարտուղարի կողմից առաջարկվող ճկունությունը և մասշտաբայնությունը կարևոր առավելություններ են բոլոր չափերի ընկերությունների համար: Դինամիկ բիզնես աշխարհում, որտեղ պահանջներն ու առաջնահերթությունները կարող են արագ փոխվել, կարևոր է, որ ընկերությունները կարողանան հարմարվել: Վիրտուալ քարտուղարը թույլ է տալիս արդյունավետորեն կառավարել ձեր ռեսուրսները՝ միաժամանակ լուծելով ձեր բիզնեսի հատուկ կարիքները:
Ճկունության հիմնական ասպեկտը անհրաժեշտության դեպքում ծառայություններից օգտվելու հնարավորությունն է: Լրիվ դրույքով աշխատող վարձելու փոխարեն, դուք կարող եք վարձել վիրտուալ քարտուղարուհու՝ կոնկրետ առաջադրանքներ կամ նախագծեր իրականացնելու համար: Սա նշանակում է, որ դուք պետք է վճարեք միայն այն ժամերի համար, որոնք իրականում անհրաժեշտ են: Քանի որ ձեր ծանրաբեռնվածությունը մեծանում կամ նվազում է, դուք կարող եք համապատասխանաբար հարմարեցնել ծառայությունների շրջանակը:
Բացի այդ, վիրտուալ քարտուղարն առաջարկում է ընդլայնելիություն: Քանի որ ձեր բիզնեսն աճում է, և ավելի շատ աջակցություն է անհրաժեշտ, ձեր վիրտուալ քարտուղարը կարող է լրացուցիչ առաջադրանքներ կատարել կամ նույնիսկ համակարգել մասնագետների թիմը: Սա ձեզ ազատություն է տալիս կենտրոնանալու ձեր հիմնական բիզնեսի վրա՝ միաժամանակ ապահովելով, որ ադմինիստրատիվ առաջադրանքները կատարվեն արդյունավետ:
Ընդհանուր առմամբ, վիրտուալ քարտուղարի հետ աշխատելը ոչ միայն թույլ է տալիս ավելի լավ հարմարվել շուկայի փոփոխվող պայմաններին, այլև ռեսուրսների օպտիմալ օգտագործումը: Այս ճկունությունը և մասշտաբայնությունը վճռորոշ են ընկերության երկարաժամկետ հաջողության համար:
Ժամանակի կառավարում և արդյունավետության բարձրացում վիրտուալ քարտուղարի միջոցով
Այսօրվա արագընթաց բիզնես աշխարհում ժամանակի արդյունավետ կառավարումը չափազանց կարևոր է ընկերության հաջողության համար: Վիրտուալ քարտուղարը կարող է արժեքավոր աջակցություն ցուցաբերել՝ ստանձնելով վարչական առաջադրանքները և այդպիսով բարձրացնելով արդյունավետությունը: Սովորական առաջադրանքների աութսորսինգի միջոցով ձեռնարկատերերը և աշխատակիցները կարող են իրենց ժամանակը կենտրոնացնել ավելի ռազմավարական գործողությունների վրա, որոնք ուղղակիորեն նպաստում են արժեքի ստեղծմանը:
Վիրտուալ քարտուղարը հոգ է տանում այնպիսի խնդիրների մասին, ինչպիսիք են պլանավորումը, էլփոստի կառավարումը և հաճախորդների հաղորդակցությունը: Այս գործողությունները հաճախ ժամանակատար են և կարող են շեղել մասնագետներին իրենց հիմնական բիզնեսի վրա կենտրոնանալուց: Այս առաջադրանքները վիրտուալ քարտուղարին հանձնելով՝ ընկերությունները ոչ միայն ժամանակ են ստանում, այլև ճկունություն: Քարտուղարը կարող է տեղակայվել ըստ անհրաժեշտության, ինչը նշանակում է, որ ընկերությունները պարտավոր չեն ֆիքսված աշխատանքային ժամեր կամ վայրեր սահմանել:
Մեկ այլ առավելություն մասշտաբայնության հնարավորությունն է: Երբ բիզնեսն աճում է կամ սեզոնային տատանումներ են տեղի ունենում, վիրտուալ քարտուղարի աջակցությունը կարող է հեշտությամբ ճշգրտվել: Սա ընկերություններին հնարավորություն է տալիս արդյունավետորեն օգտագործել ռեսուրսները՝ միաժամանակ խնայելով ծախսերը:
Բացի այդ, վիրտուալ քարտուղարն օգնում է նվազեցնել սթրեսի մակարդակը թիմում: Երբ աշխատակիցները ազատվում են իրենց ծանրաբեռնվածությունից և կարող են կենտրոնանալ իրենց հիմնական իրավասությունների վրա, ոչ միայն արտադրողականությունը, այլև աշխատանքից բավարարվածությունը մեծանում է: Բավարարված թիմը սովորաբար ավելի մոտիվացված և արդյունավետ է:
Ընդհանուր առմամբ, պարզ է, որ վիրտուալ քարտուղարը ոչ միայն բարելավում է ժամանակի կառավարումը, այլև զգալիորեն նպաստում է ընկերությունում արդյունավետության բարձրացմանը: Կրճատելով ադմինիստրատիվ առաջադրանքների քանակը՝ ընկերությունները կարող են օպտիմալ օգտագործել իրենց ռեսուրսները և կենտրոնանալ այն ամենի վրա, ինչն ամենակարևորն է՝ իրենց հիմնական բիզնեսը:
Առաջադրանքներ, որոնք կարող է կատարել վիրտուալ քարտուղարը
Վիրտուալ քարտուղարը կարող է կատարել մի շարք առաջադրանքներ, որոնք օգնում են ընկերություններին ավելի արդյունավետ աշխատել և կենտրոնանալ իրենց հիմնական բիզնեսի վրա: Ամենատարածված առաջադրանքները ներառում են վարչական առաջադրանքներ, որոնք հաճախ ժամանակատար են և մեծ ուշադրություն են պահանջում:
Վարչական խնդիրները ներառում են էլ. նամակների կառավարում, փաստաթղթերի կազմակերպում և տվյալների բազաների ստեղծում և պահպանում: Վիրտուալ քարտուղարը կարող է նաև աջակցել հաշիվ-ապրանքագրերի և հաշվապահական հաշվառման հարցում՝ ստեղծելով հաշիվ-ապրանքագրեր, հետևելով վճարումներին և պատրաստելով ֆինանսական հաշվետվություններ:
Մյուս կարևոր ոլորտը հաճախորդների հաղորդակցությունն է: Վիրտուալ քարտուղարները կարող են հանդես գալ որպես հաճախորդների հարցումների առաջին շփման կետ: Դուք պատասխանում եք նամակներին, ընդունում եք հեռախոսազանգեր և համոզվում, որ բոլոր հարցումները արագ մշակվում են: Սա ոչ միայն բարելավում է հաճախորդների սպասարկումը, այլև թեթևացնում է ներքին աշխատողների բեռը:
Վիրտուալ քարտուղարի մեկ այլ կարևոր խնդիր է հանդիպումների պլանավորումը: Նա կարող է համակարգել հանդիպումները, պատվիրել հանդիպումներ հաճախորդների կամ գործընկերների հետ և ապահովել, որ բոլոր ներգրավվածները ժամանակին տեղեկացված լինեն: Այս կազմակերպությունը խնայում է ժամանակը և բարձրացնում արդյունավետությունը:
Բացի այդ, վիրտուալ քարտուղարները կարող են նաև ստանձնել սոցիալական մեդիայի կառավարումը: Դուք ստեղծում եք բովանդակություն սոցիալական ցանցերի համար, նախապես պլանավորում եք հրապարակումներ և շփվում հետևորդների հետ: Սա օգնում է ամրապնդել ընկերության առցանց ներկայությունը և ներգրավել նոր հաճախորդներ:
Վերջապես, վիրտուալ քարտուղարները կարող են նաև աջակցություն ցուցաբերել հատուկ նախագծերով: Անկախ նրանից, թե հետազոտական աշխատանքի կամ ներկայացումների ստեղծման միջոցով, դրանց ճկունությունը թույլ է տալիս արագ հարմարվել տարբեր պահանջներին:
Ընդհանուր առմամբ, վիրտուալ քարտուղարները արժեքավոր աջակցություն են առաջարկում առօրյա բիզնեսի բազմաթիվ ոլորտներում: Ստանձնելով սովորական առաջադրանքներ՝ նրանք ձեռնարկատերերին և աշխատակիցներին հնարավորություն են տալիս կենտրոնանալ ռազմավարական նպատակների վրա և խթանել ընկերության աճը:
- Վարչական առաջադրանքներ
Վարչական խնդիրները ցանկացած հաջողակ կազմակերպության կարևոր մասն են: Դրանք ներառում են մի շարք գործողություններ, որոնք ուղղված են ամենօրյա բիզնես գործառնությունների անխափան աշխատանքի ապահովմանը: Սա ներառում է հանդիպումների կառավարում, էլ. նամակների մշակում և հանդիպումների կազմակերպում:
Վիրտուալ քարտուղարը կարող է արժեքավոր աջակցություն ցուցաբերել այս ոլորտում: Նա արդյունավետ և պրոֆեսիոնալ կերպով է կատարում վարչական առաջադրանքները՝ թույլ տալով ղեկավարությանը կենտրոնանալ ռազմավարական որոշումների վրա: Այս առաջադրանքները վիրտուալ քարտուղարին փոխանցելով՝ ընկերությունները կարող են ոչ միայն ժամանակ խնայել, այլև նվազեցնել ծախսերը:
Բացի այդ, ադմինիստրատիվ առաջադրանքների աութսորսինգը թույլ է տալիս ավելի մեծ ճկունություն: Վիրտուալ քարտուղարներ կարող են աշխատանքի ընդունվել ըստ անհրաժեշտության՝ լինի դա կարճաժամկետ նախագծերի, թե երկարաժամկետ համագործակցության համար: Սա աճի և հարմարվողականության տեղ է ստեղծում դինամիկ բիզնես միջավայրում:
Ընդհանուր առմամբ, լավ կազմակերպված վարչական առաջադրանքները զգալիորեն նպաստում են ընկերության արդյունավետությանը և աշխատակիցներին հնարավորություն են տալիս կենտրոնանալ իրենց հիմնական իրավասությունների վրա:
- Հաճախորդների հետ հաղորդակցություն և աջակցություն
Հաճախորդների հետ շփումը և աջակցությունը կարևոր գործոններ են ընկերության հաջողության համար: Հաճախորդների հետ արդյունավետ շփումը ոչ միայն նպաստում է հաճախորդների գոհունակությանը, այլև հաճախորդների հավատարմությանը: Ժամանակակից թվային աշխարհում սպառողները ակնկալում են արագ պատասխաններ և անհատականացված ծառայություններ: Հենց այստեղ է խաղում վիրտուալ քարտուղարը:
Վիրտուալ քարտուղարը կարող է հանդես գալ որպես հաճախորդների հարցումների առաջին շփման կետ: Այն ի վիճակի է պատասխանել զանգերին, պատասխանել էլ. նամակներին և տրամադրել տեղեկատվություն՝ խնայելով բիզնեսի արժեքավոր ժամանակը: Նրանց աջակցությամբ բիզնեսի սեփականատերերը կարող են կենտրոնանալ ռազմավարական խնդիրների վրա, մինչդեռ ամենօրյա հաղորդակցությունը կարգավորվում է պրոֆեսիոնալ կերպով:
Բացի այդ, վիրտուալ քարտուղարը թույլ է տալիս հետևողական և որակյալ աջակցություն: Այն կարող է ստեղծել անհատական հաճախորդների պրոֆիլներ և այդպիսով տրամադրել համապատասխան պատասխաններ՝ հիմնված յուրաքանչյուր հաճախորդի հատուկ կարիքների վրա: Սա ամրապնդում է վստահությունը ընկերության նկատմամբ և մեծացնում է կրկնակի գնումների հավանականությունը:
Ընդհանուր առմամբ, հաճախորդների հետ լավ կազմակերպված հաղորդակցությունը վիրտուալ քարտուղարի միջոցով օգնում է բարելավել ընկերության իմիջը և պահպանել երկարաժամկետ հարաբերություններ:
- Պլանավորում և համակարգում
Ժամանակացույցը և համակարգումը սահուն բիզնեսի գործունեության կարևորագույն կողմերն են: Վիրտուալ քարտուղարը կարող է արժեքավոր աջակցություն ցուցաբերել այս ոլորտում՝ ապահովելով, որ բոլոր նշանակումները կազմակերպվեն արդյունավետ: Սա ներառում է օրացույցների կառավարում, հիշեցումներ սահմանելը և տարբեր կողմերի միջև հանդիպումների համակարգումը:
Լավ կառուցված գրաֆիկը ոչ միայն օգնում է խնայել ժամանակը, այլև խուսափել թյուրիմացություններից: Վիրտուալ քարտուղարը կարող է օգնել հանդիպումների առաջնահերթություններին և ապահովել, որ կարևոր հանդիպումները չանտեսվեն: Օգտագործելով ժամանակացույցի ժամանակակից գործիքները՝ այն կարող է նաև արագ արձագանքել փոփոխություններին և կատարել ճշգրտումներ:
Բացի այդ, նշանակումների մասնագիտական համակարգումը հնարավորություն է տալիս ձեռնարկատերերի և աշխատողների համար ավելի լավ հավասարակշռել աշխատանքային և կյանք: Վիրտուալ քարտուղարին վարելով վարչական առաջադրանքները՝ թիմի անդամները կարող են կենտրոնանալ իրենց հիմնական խնդիրների վրա և բարձրացնել իրենց արտադրողականությունը:
Ընդհանուր առմամբ, վիրտուալ քարտուղարի միջոցով արդյունավետ պլանավորումն օգնում է նվազեցնել սթրեսը ամենօրյա աշխատանքում և պահպանել առաջիկա պարտավորությունների հստակ ակնարկը:
Ինչպե՞ս գտնել ճիշտ վիրտուալ քարտուղարին:
Ճիշտ վիրտուալ քարտուղար գտնելը կարող է դժվար լինել, քանի որ հաշվի առնելու բազմաթիվ գործոններ կան: Նախ, դուք պետք է հստակ սահմանեք ձեր հատուկ կարիքներն ու պահանջները: Մտածեք, թե ինչ խնդիրներ պետք է ստանձնի վիրտուալ քարտուղարը, լինի դա էլփոստի կառավարում, հանդիպումների պլանավորում կամ հաճախորդների հետ հաղորդակցություն: Հստակ պատկերացում ունենալն այն մասին, թե ինչ է ձեզ անհրաժեշտ, կօգնի ձեզ գտնել աշխատանքի համար ճիշտ մարդուն:
Մեկ այլ կարևոր քայլ է հետազոտությունը: Հնարավոր թեկնածուներ գտնելու համար օգտագործեք առցանց հարթակներ և ցանցեր: LinkedIn-ի նման կայքերը կամ վիրտուալ օգնականների մասնագիտացված հարթակներն առաջարկում են տարբեր պրոֆիլներ: Ուշադրություն դարձրեք այլ հաճախորդների ակնարկներին և առաջարկություններին, որպեսզի տպավորություն ստեղծեք դիմորդների հուսալիության և պրոֆեսիոնալիզմի մասին:
Որոշ համապատասխան թեկնածուներ գտնելուց հետո ցանկալի է նախնական հարցազրույց անցկացնել: Այս հարցազրույցի ընթացքում դուք կարող եք ոչ միայն ստուգել վիրտուալ քարտուղարի որակավորումն ու փորձը, այլև ծանոթանալ նրա հաղորդակցման հմտություններին և անհատականությանը: Խնդրեք կոնկրետ օրինակներ նրանց նախորդ աշխատանքից և հստակեցրեք ձեր ակնկալիքները համագործակցության վերաբերյալ:
Բացի այդ, պետք է ուշադրություն դարձնել տեխնիկական հմտություններին: Լավ վիրտուալ քարտուղարը պետք է ծանոթ լինի ընդհանուր ծրագրային հավելվածներին և կարողանա արագ սովորել նոր գործիքներ: Սա հատկապես կարևոր է, եթե ձեր ընկերությունն օգտագործում է հատուկ ծրագրեր:
Վերջապես, կարևոր է ներդնել փորձարկման փուլ: Նախ, աշխատեք միասին սահմանափակ ժամանակով պարզելու, թե արդյոք քիմիան ճիշտ է, և արդյոք վիրտուալ քարտուղարը բավարարում է ձեր կարիքները: Այս մոտեցումը նաև թույլ է տալիս անհրաժեշտության դեպքում ճշգրտումներ կատարել կամ այլ լուծում փնտրել:
Վիրտուալ քարտուղար ընտրելու խորհուրդներ
Վիրտուալ քարտուղարի ընտրությունը կարող է վճռորոշ դեր խաղալ ձեր բիզնեսի հաջողության մեջ: Ահա մի քանի խորհուրդներ, որոնք կարող են օգնել ձեզ ճիշտ ընտրություն կատարել:
Նախ, դուք պետք է հստակ լինեք ձեր կոնկրետ կարիքների մասին: Մտածեք, թե որ առաջադրանքները եք ցանկանում պատվիրակել՝ լինի դա վարչական աջակցություն, հաճախորդների հետ հաղորդակցություն կամ պլանավորում: Ձեր պահանջների մասին հստակ պատկերացում ունենալը կօգնի ձեզ գտնել համապատասխան հմտություններ ունեցող քարտուղար:
Երկրորդ, կարևոր է ստուգել հղումներն ու ակնարկները: Հետադարձ կապ փնտրեք նախորդ հաճախորդների կամ գործատուների կողմից: Սա ձեզ հնարավորություն է տալիս պատկերացում կազմել վիրտուալ քարտուղարի աշխատանքային մեթոդների և հուսալիության մասին:
Երրորդ, դուք պետք է անձնական խոսակցություն ունենաք: Տեսազրույցը թույլ է տալիս ավելի լավ գնահատել թեկնածուի հաղորդակցման հմտությունները և պրոֆեսիոնալիզմը: Ուշադրություն դարձրեք, թե որքան լավ է նա պատասխանում ձեր հարցերին և արդյոք նա ակտիվորեն առաջարկներ է անում:
Մյուս կարևոր կետը տեխնիկական հագեցվածությունն է և համապատասխան գործիքներին ծանոթ լինելը։ Համոզվեք, որ վիրտուալ քարտուղարը ծանոթ է ձեր ընկերության օգտագործած ծրագրերին, ինչպիսիք են նախագծերի կառավարման գործիքները կամ CRM համակարգերը:
Ի վերջո, պետք է հաշվի առնել նաև գնագոյացման կառուցվածքը։ Համեմատեք տարբեր պրովայդերների և նրանց ծառայությունները գնի և կատարողականի հարաբերակցության առումով: Համոզվեք, որ թաքնված ծախսեր չկան և նախապես ճշտեք բոլոր մանրամասները:
Ինչին պետք է ուշադրություն դարձնել վիրտուալ քարտուղարի հետ աշխատելիս
Վիրտուալ քարտուղարի հետ աշխատելը կարող է արժեքավոր աջակցություն լինել շատ ընկերությունների համար: Այնուամենայնիվ, այս ծառայության ողջ ներուժն իրացնելու համար պետք է հաշվի առնել որոշ կարևոր ասպեկտներ:
Նախ, կարևոր է հստակ ակնկալիքների սահմանումը: Որոշեք, թե որ առաջադրանքները պետք է կատարի վիրտուալ քարտուղարը և որ նպատակներին եք ցանկանում հասնել: Առաջադրանքի մանրամասն նկարագրությունը օգնում է խուսափել թյուրիմացություններից և երաշխավորում է, որ երկու կողմերն էլ նույն էջում են:
Մեկ այլ կարևոր կետ հաղորդակցությունն է: Համոզվեք, որ պլանավորում եք կանոնավոր թարմացումներ և հետադարձ կապի նիստեր: Սա ոչ միայն նպաստում է թափանցիկությանը, այլև հնարավորություն է տալիս մեր աշխատանքի ձևի շարունակական հարմարեցումը ձեր կարիքներին:
Վստահությունը նաև կենտրոնական դեր է խաղում վիրտուալ քարտուղարի հետ աշխատելիս: Ընտրեք մեկին, ում կարող եք վստահել և ով ունի ապացուցված փորձ: Ստուգեք նախորդ հաճախորդների հղումներն ու ակնարկները՝ համոզվելու համար, որ անձը կամ գործակալությունը հուսալի է:
Կարևոր են նաև տեխնոլոգիական պահանջները։ Համոզվեք, որ ձեր վիրտուալ քարտուղարը ծանոթ է արդյունավետ աշխատելու համար անհրաժեշտ գործիքներին և ծրագրերին: Սա կարող է տատանվել ծրագրի կառավարման գործիքներից մինչև հաղորդակցման հարթակներ:
Ի վերջո, դուք պետք է նաև հիշեք իրավական ասպեկտները: Նախապես հստակեցրեք պայմանագրային բոլոր մանրամասները և համոզվեք, որ տվյալների պաշտպանության կանոնակարգերը պահպանվում են: Գրավոր համաձայնագիրը պաշտպանում է երկու կողմերին և ապահովում է հստակություն համագործակցության պայմանների վերաբերյալ:
Հաջողության պատմություններ. ընկերություններ, որոնք օգտվել են վիրտուալ քարտուղարից
Ժամանակակից բիզնես աշխարհում, որտեղ արդյունավետությունն ու ճկունությունը շատ կարևոր են, շատ ընկերություններ գիտակցել են վիրտուալ քարտուղար ունենալու առավելությունները: Այս ժամանակակից օգնականները ոչ միայն ադմինիստրատիվ աջակցություն են ցուցաբերում, այլև օգնում են բարձրացնել արտադրողականությունը: Ահա մի քանի հաջողության պատմություններ ընկերություններից, որոնք զգալիորեն օգուտ են քաղել վիրտուալ քարտուղարի օգտագործումից:
Վեբ դիզայնի փոքր ստարտափը բախվեց հաճախորդների հարցումներն արդյունավետ կառավարելու մարտահրավերին: Ընկերության աճին զուգահեռ մեծանում էր էլ. նամակների և զանգերի ծավալը: Վիրտուալ քարտուղարի ներդրումը թիմին թույլ տվեց կենտրոնանալ ստեղծագործական առաջադրանքների վրա, մինչդեռ քարտուղարը վարում էր հաճախորդների հաղորդակցությունը: Սա ոչ միայն հանգեցրեց ավելի արագ արձագանքման ժամանակի, այլև հաճախորդների ավելի բարձր գոհունակության և, հետևաբար, ավելի շատ պատվերների:
Մեկ այլ օրինակ է միջին չափի ընկերությունը առողջապահության ոլորտում։ Գործադիր տնօրենը դժվարությամբ էր բաժանում իր ժամանակը հանդիպումների, վարչական առաջադրանքների և ռազմավարական պլանավորման միջև: Վիրտուալ քարտուղարուհի վարձելով՝ նա կարողացավ ավելի լավ կազմակերպել իր հանդիպումները և կենտրոնանալ կարևոր որոշումների վրա։ Դա հանգեցրել է նրան, որ ընկերությունը մեկ տարվա ընթացքում աճել է 30%-ով։
Իրավաբանական ոլորտում իրենց տեղն են գտել նաև վիրտուալ քարտուղարները։ Փաստաթղթերը կառավարելու և հաճախորդների հանդիպումները պլանավորելու համար իրավաբանական ընկերությունն ընտրեց վիրտուալ աջակցություն: Սա ոչ միայն բարձրացրեց արդյունավետությունը, այլև նվազեցրեց փաստաբանների սթրեսի մակարդակը: Նրանք կարողացան կրկին կենտրոնանալ իրենց հիմնական իրավասությունների վրա՝ իրավաբանական խորհրդատվություն տրամադրելով իրենց հաճախորդներին:
Այս օրինակները հստակ ցույց են տալիս. Վիրտուալ քարտուղարները ոչ միայն ծախսարդյունավետ լուծում են վարչական խնդիրների համար. Նրանք արժեքավոր գործընկեր են բոլոր չափերի ընկերությունների համար՝ իրենց հաջողության ճանապարհին:
Եզրակացություն. Կենտրոնացեք ձեր հիմնական բիզնեսի վրա. վիրտուալ քարտուղարը հոգ կտանի մնացածի մասին:
Ժամանակակից արագընթաց բիզնես աշխարհում ընկերությունների համար կարևոր է կենտրոնանալ իրենց հիմնական բիզնեսի վրա: Վիրտուալ քարտուղարն առաջարկում է գերազանց լուծում՝ արդյունավետ կերպով ադմինիստրատիվ առաջադրանքները փոխանցելու և արժեքավոր ժամանակը խնայելու համար: Վիրտուալ քարտուղարի հետ աշխատելով՝ ընկերությունները կարող են ավելի լավ օգտագործել իրենց ռեսուրսները և կենտրոնանալ ռազմավարական որոշումների և բիզնեսի աճի վրա:
Վիրտուալ քարտուղարի առավելությունները բազմազան են. այն ապահովում է ոչ միայն ծախսերի խնայողություն, այլև ճկունություն և մասշտաբայնություն: Ընկերությունները կարող են պահանջել լրացուցիչ աջակցություն՝ ըստ անհրաժեշտության՝ առանց որևէ երկարաժամկետ պարտավորությունների: Սա թույլ է տալիս հարմարվել սեզոնային տատանումներին կամ գործարար միջավայրի հանկարծակի փոփոխություններին:
Բացի այդ, վիրտուալ քարտուղարը բարձրացնում է արդյունավետությունը ժամանակի պրոֆեսիոնալ կառավարման և սովորական առաջադրանքները ստանձնելու միջոցով: Սա ավելի շատ տեղ է թողնում կրեատիվ գաղափարների և նորարարական նախագծերի համար: Ի վերջո, վիրտուալ քարտուղար օգտագործելու որոշումը քայլ է դեպի կայունություն և մրցունակություն:
Վերադառնալ սկիզբ
